Realizar reuniões periódicas com a equipe de TI é um dos fatores necessários para o bom funcionamento da empresa. Contudo, em muitos casos, elas podem não ser tão proveitosas quanto deveriam.
O excesso de reuniões, a falta de definição da pauta ou a inserção de assuntos não planejados prejudicam a produtividade, provocam o tédio dos participantes e afetar o resultado.
Neste artigo, indicaremos 4 dicas que são essenciais para a produtividade das reuniões. Ao colocá-las em prática, poderá ser notado um maior rendimento e fluência nos assuntos abordados, gerando melhores resultados.
Vamos conhecê-las?
1. Tenha a tecnologia como aliada
Algumas empresas podem encontrar problemas em realizar reuniões presenciais. Seja devido aos funcionários trabalharem no modelo home office, seja pelo desgaste de tempo e produtividade provocados pela interrupção de suas tarefas e deslocamento até a sala de reunião.
A tecnologia pode ser uma grande auxiliar em casos como esses. Basta utilizar ferramentas virtuais, como o Hangouts ou Skype. Em poucos instantes a reunião pode ter início, na comodidade das mesas de cada participante, sem prejudicar tanto o rendimento do trabalho.
2. Utilize um software de service desk
Uma forma muito eficiente de otimizar o tempo das reuniões e elaborar o seu planejamento é fazer uso de um software de service desk. Essa ferramenta auxilia na programação de datas e temas, além de oferecer acesso, em tempo real, a todas as informações arquivadas.
O service desk serve ainda para verificar o trabalho de cada membro da equipe e gerar relatórios de resultados do time. Por isso, esse software é de grande utilidade também para a gestão da empresa.
3. Planeje a pauta da reunião
Toda reunião deve ter uma pauta bem estipulada a ser seguida. É fundamental deixar esclarecido para os colaboradores quais são os assuntos que serão abordados. Essa prática evita conversas paralelas ou assuntos irrelevantes para o momento. A falta de planejamento prévio pode acarretar problemas, como:
- encontros desnecessários;
- perda de tempo de trabalho;
- desgaste dos colaboradores.
Para evitar que isso ocorra, é necessário avaliar bem a necessidade da reunião. Analise se o melhor para sua empresa é optar por reuniões rápidas e mais frequentes, encontros mensais ou apenas quando houver um assunto importante a ser resolvido.
4. Estimule a participação da equipe de TI
A equipe é detentora de informação. Muitas vezes, são eles que têm contato direto com os clientes e conhecem os prós e contras que ocorrem em determinados setores da empresa.
Por esse motivo, a participação dos colaboradores deve ser encorajada. Evite reuniões onde apenas o líder tenha a palavra. Todos devem participar e opinar para que a troca seja mais saudável e possa trazer benefícios para todos.
O que achou das dicas que apresentamos? Agora é hora de colocá-las em prática e realizar reuniões da equipe de TI mais produtivas e agradáveis para todos. Você perceberá que o resultado será muito melhor!
Agora que você já sabe resolver a questão das reuniões, que tal conhecer melhor os problemas mais comuns na gestão de TI das empresas?
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