Por que os projetos de monitoração de TI devem ser prioridade na estratégia da organização?

Por: opservices em 09.04.2014

Monitoração de TI

Para contextualizar esta situação precisamos analisar todos os fatores inerentes e envolvidos na evolução da TI. Podemos verificar que nos últimos anos, a Tecnologia da Informação (TI) tem sido tratada por alguns grupos como estratégia para a competitividade das empresas e por outros grupos como uma commodity. Independentemente dos pontos de vista apresentados, os investimentos em TI crescem a cada ano e por consequência a exigência em relação aos retornos dessa área também tem aumentado.

Isso significa que as empresas precisam saber quem toma as decisões e quais os processos pelas quais essas decisões são tomadas. Não vale para qualquer atitude adotada numa companhia, deliberações sem grande relevância. Vale para decisões importantes, de grande valor para as organizações.

Os princípios de TI tratam diretamente do papel de TI para a empresa. O alinhamento estratégico deve considerá-los para projetar a arquitetura de TI, a infraestrutura de TI, necessidades de aplicações, segurança de informação, capacidade de atendimento, competências, investimentos, desempenho e SLA. Esses princípios são derivados diretamente da estratégia da empresa e das necessidades do negócio. O papel da TI é contribuir para a realização da estratégia competitiva da empresa. Os princípios servem para guiar o comportamento das pessoas e da administração da empresa em relação ao uso da tecnologia da informação.

 

 
Um dos temas comumente abordados em várias metodologias e melhores práticas trata-se do portfólio de TI, sem ele o Gestor não terá condições de avaliar em ordem macro, as necessidades, anseios, demandas internas e externas, principalmente alinhar TI ao negócio e por fim encontrar as melhores soluções e serviços no mercado corporativo.

 

Objetivos e importância do Portfólio de TI

  • Comunicar as prioridades de investimentos de TI da empresa;
  • Mostrar os riscos dos investimentos em TI;
  • Eliminar as redundâncias nas iniciativas de TI;
  • Otimizar recursos alocados à TI;
  • Monitorar as iniciativas de TI;
  • Balizar mudanças de prioridades da empresa que são refletidas em TI;
  • Ser o elo entre a estratégia, os objetivos do negócio e as iniciativas de TI.

 

Por sua vez, o CIO no contexto de planejamento e gestão deverá:

  • Efetuar a Gestão de conformidade;
  • Avaliar e Gerir outros serviços;
  • Efetuar a Gestão financeira;
  • Efetuar a Gestão de fornecedores;
  • Efetuar a Gestão de pessoas;
  • Planejamento da TI;
  • Gestão do portfólio de TI.

 
Vejam que existem muitos desafios para o gestor de TI poder direcionar seus esforços e conseguir gerir tudo isso. Cada vez mais se torna mais complexo e necessário boas ferramentas e parceiros flexíveis o suficiente para atender a demanda.

  • A TI pode contribuir para as organizações colaborarem com a estratégia competitiva das empresas ao proporcionar vantagens de custos;
  • Permitir a diferenciação de seus produtos e serviços;
  • Possibilitar melhor relacionamento com clientes;
  • Permitir a entrada mais fácil em alguns mercados;
  • Possibilitar o estabelecimento de barreiras de entradas;
  • Auxiliar a introdução de produtos substitutos;
  • Permitir novas estratégias competitivas com o uso de sua tecnologia;
  • Suportar dados que vão auxiliar em tomada de decisão estratégica.

 
Independente da importância de TI estar relacionada com a redução de custos ou ter um papel estratégico para o negócio da empresa, o que permitirá controlar e gerir melhor os ativos de TI.

 

Governança de TI

 
“Consiste em um ferramental para a especialização dos direitos de decisão e responsabilidade, visando encorajar comportamentos desejáveis no uso da TI.” Peter Weill & Jeanne W. Ross.

 
A adoção acelerada de processos de gestão de infraestrutura nas empresas, dentro do conceito de Governança de TI, tem como principal motivação, internamente, a cobrança crescente sobre os responsáveis pelas operações de tecnologia da informação quanto à maximização do uso dos investimentos já realizados. Em vista ao forte crescimento do investimento em TI nas empresas está a preocupação das empresas em melhorarem seus processos operacionais, reduzir custos, aumentar a eficiência dos funcionários, aperfeiçoar e encontrar fornecedores que sejam parceiros.

A padronização tem como benefício criar a possibilidade futura de comparações entre organizações em bases semelhantes. Mas o principal benefício da governança, ou em outros termos, da utilização de indicadores como ferramenta de apoio à tomada de decisões, é o desenvolvimento da cultura gerencial que se baseia na expressão do professor e consultor Peter Drucker “O que não se mede não se gerencia”.

 

De acordo com alguns consultores, a gestão por indicadores apresenta as seguintes características:

  • A gestão deve estar focada no que for medido;
  • Tudo o que é importante deve ser medido;
  • Nem tudo é importante em um processo;
  • Toda medida deve estar associada a uma tomada de decisão;
  • Os critérios e alternativas da tomada de decisão devem ser bem conhecidos;
  • Os itens anteriores devem ser revistos periodicamente.

 

Métricas são uma das formas de estabelecer medições

Nas últimas décadas, vem surgindo e sendo elaborados uma série de modelos de melhores práticas para a Gestão de TI. Alguns destes modelos são originais e outros derivados e/ou evoluídos de outros modelos. Como descrito abaixo, os modelos de melhores práticas auxiliam na implantação da Governança de TI, entretanto existem “gaps” a serem resolvidos, no alinhamento estratégico e na decisão, compromisso, priorização e alocação de recursos.

Observando as melhores práticas, os conceitos adotados e sugeridos por diversas consultorias, pode-se claramente notar que em tecnologia “o que não é medido não é gerenciado”. Todos os serviços devem estar baseados em indicadores. É preciso usar conceitos consolidados de medição e avaliação com foco em governança de TI.

Governança de TI só tem sentido inserido em um contexto de melhorias no processo de tomada de decisão e de gestão. A intenção é torná-la cada vez mais transparente com seus processos organizados e alinhados com o CORE BUSINESS das organizações.

 

Melhoria da monitoração de ambientes de TI como processo

Poderíamos analisar e considerar outros aspectos e situações que comprovam a eficiência e eficácia de ter inserido nas organizações o processo de monitoração do ambiente de TI. As melhores práticas apontam claramente para esta vertente tendo obviamente outros processos. Por fim, o mais importante para toda organização que esta crescendo ou precisa reestabelecer padrões, melhorar processos, antes de iniciarem aquisição de equipamentos, aumentar quadro operacional, estarem preparados e condicionados em poder analisar as informações através de relatórios, dados estatísticos por períodos de tempo do seu ambiente. Desta forma, conseguirá o gestor de TI reduzir custos e agregar valor ao negócio com idéias que possam contribuir com a empresa em seu todo.

Neste sentido podemos concluir que o profissional de TI está cada vez mais redirecionando seu perfil em direção à gestão dos negócios, abrindo mão da gestão da tecnologia. O grande avanço é que hoje se faz planejamento estratégico de TI acompanhando o plano de negócios das organizações, por isso se faz necessário que TI tenha informações que correspondam efetivamente ao seu ambiente e estejam de acordo com as intenções e estratégias da organização, ou seja, gastar não é a melhor métrica. O fundamental é ter um conjunto de informações, coletadas de forma transparente, bem analisadas, suportadas por ferramentas de inteligência de negócios, em condições de prever o que vai acontecer e como vai acontecer. Informações que permitam tomar decisões futuras, precisam estar também dentre os principais projetos de toda organização sendo projetos de governança e monitoração.

 

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Métricas e indicadores de desempenho: Como utilizá-los a favor do seu negócio?To contextualize this situation, it is necessary to consider all the factors involved and inherent in the evolution of IT. It is possible to see that in recent years, Information Technology (IT) has been dealt by some groups as a strategy for the competitiveness of companies and other groups as a commodity. Regardless of the views presented, IT investments grow each year and therefore the requirement in relation to the returns of the area has also increased.

This means that companies need to know who makes the decisions and what the processes by which these decisions are made are. Deliberations without great relevance do not apply to any attitude adopted in a company. They apply to important decisions of great value to organizations.

IT principles directly address the role of IT to the business. The strategic alignment should consider them for designing the IT architecture, IT infrastructure, application requirements, information security, service capacity, skills, investments, performance and SLA (Service Level Agreement). These principles are derived directly from the company’s strategy and business needs. The role of IT is to contribute to the achievement of the company’s competitive strategy.

 

 
The principles serve to guide people’s behavior and the management of the company in relation to the use of information technology.
One of the issues commonly addressed in several methodologies and best practices comes from the IT portfolio; without it the manager will not be able to evaluate in macro order the needs, desires, internal and external demands, especially aligning IT with the business and finally finding the best solutions and services in the enterprise market.

 

Objectives and importance of the IT Portfolio

  • Report the company’s IT investments priorities;
  • Show the risks of IT investments;
  • Eliminate redundancies in IT initiatives;
  • Optimize resources allocated to IT;
  • Monitor IT initiatives;
  • Define changes in business priorities that are reflected in IT;
  • Be the link between strategy, business objectives and IT initiatives.

 

In turn, the CIO, in the context of planning and management, should:

  • Perform compliance management;
  • Evaluate and manage other services;
  • Perform the management of suppliers;
  • Perform the management of people;
  • Efetuar a Gestão de pessoas;
  • IT planning;
  • IT portfolio management.

 
See that there are many challenges for the IT manager to be able to direct their efforts and be able to manage it all. Increasingly it becomes more complex and necessary to have good tools and flexible enough partners to meet the demands.

  • IT can help organizations collaborate with the competitive strategy of companies to provide cost advantages;
  • Allow the differentiation of their products and services;
  • Enable better customer relationship;
  • Allow easier entry into some markets;
  • Allow the creation of barriers to entry;
  • Support the introduction of substitute products;
  • Allow new competitive strategies with the use of its technology;
  • Support data that will assist in strategic decision making.

 
Regardless of the importance of IT being related to cost reduction or having a strategic role in the company’s business, which will enable better control and management of IT assets.

 

IT Governance

“It consists of a tooling for the specialization of decision rights and accountability, aiming to encourage desirable behavior in using IT.” Peter Weill & Jeanne W. Ross.

 
The accelerated adoption of infrastructure management processes in enterprises within the concept of IT governance has as main motivation, internally, the growing demand on those responsible for information technology operations as to maximizing the use of existing investments. In view of the strong growth in IT investment in companies, there is the concern of the companies to improve their operational processes, reduce costs, increase employee efficiency, improve and find providers who can become partners.

Standardization has as a benefit the creation of the future possibility of comparisons between organizations in similar bases. But the main benefit of governance, or in other terms, the use of indicators as a support tool for decision-making, is in developing a management culture that is based on the words of professor and consultant Peter Drucker, “What is not measured is not managed”.

 

According to some consultants, management by indicators has the following characteristics:

  • The management should be focused on what is measured;
  • All that is important is to be measured;
  • Not everything is important in a process;
  • Every measure must be associated with a decision making;
  • The criteria and alternatives in decision making should be well known;
  • The above items should be reviewed periodically.

 

The metric is one way to establish measurements of several areas.

In recent decades, a number of models of best practices for IT Management has emerged and been developed. Some of these models are original and other derivatives and / or evolved from other models. As described below, the models of best practices help in implementation of IT Governance; however there are “gaps” to be solved, in strategic alignment and decision, commitment, prioritization and resources allocation.

Observing the best practices, the concepts adopted and suggested by various consultancies, one can clearly notice that in technology “what is not measured is not managed”. All services must be based on indicators. It is necessary to use consolidated concepts of measurement and evaluation with a focus on IT governance.

IT governance only makes sense if inserted in the context of improvements in decision-making and management processes. The intention is to make it increasingly transparent with its processes organized and aligned with the core business of the organizations.

 

Improving IT monitoring as a process

Other aspects and situations that prove the efficiency and effectiveness of entering in the organizations the monitoring process of the IT environment could be analyzed and considered. Best practices clearly point to this aspect obviously having other processes. Finally, the most important for any organization that is growing and needs to reestablish standards, improve processes before commencing the acquisition of equipment, is to increase operational framework and be prepared and conditioned in order to analyze the information by means of reports and statistical data for periods of time of its environment. Thus, the IT manager will be able to reduce costs and add value to the business ideas that can contribute to the company as a whole.

In this sense it can be concluded that the IT professional is increasingly redirecting their profile towards business management, relinquishing the management of technology. The breakthrough is that today strategic planning is conducted, following the business plan of the organization, so it is necessary that IT have information that correspond effectively to its environment and in accordance with the intentions and strategies of the organization, i.e., spending is not the best metric. The key is to have a set of information collected in a transparent manner, well analyzed, supported by business intelligence tools, able to predict what will happen and how it will happen. Information sufficient to make future decisions also needs to be among the main projects of every organization, being governance and monitoring projects.

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