A implantação de sistemas é um processo mais complexo do que se pode imaginar. Não basta instalar um software e distribuir login e senha para os funcionários, é preciso se planejar e preparar a empresa em diversos pontos e setores, seja através de treinamentos, mapeamento de requisitos, aquisição de recursos de tecnologia da informação, entre outros.
Neste artigo falaremos dos principais erros que as empresas cometem ao implantar novos sistemas.
Evite erros na implantação de novas tecnologias
Confira a seguir 5 cuidados essenciais antes de iniciar a implantação de sistemas e entenda a importância deles para evitar contratempos na sua empresa!
1. Envolva os funcionários
Para que um processo de implantação de sistemas aconteça com sucesso em uma empresa, as pessoas são extremamente importantes. O grau de envolvimento, motivação e até mesmo o senso crítico de cada um serão úteis para o processo. É essencial explicar para os colaboradores a necessidade de um novo sistema, mostrar os benefícios esperados, deixando claro que a implantação de sistemas precisa da ajuda de cada um deles para que seja realizada com sucesso.
2. Promova treinamentos
Os funcionários da empresa, sejam eles auxiliares, analistas, gestores ou até mesmo os executivos, terão a necessidade de fazer treinamentos, a fim de aproveitar ao máximo os recursos do novo sistema. Os treinamentos são uma forma rápida de mostrar para as pessoas as principais mudanças que elas irão enfrentar. Além disso, também servem para passar todas as orientações recomendadas para o se dia a dia de trabalho e mostrar, na prática, os benefícios da nova tecnologia. É preciso planejar quem serão as pessoas escolhidas para fazer treinamentos e também disponibilizar horários variados para que os mesmos possam acontecer.
3. Faça o levantamento completo de requisitos
Entrando no âmbito do sistema em si, é preciso que os fornecedores saibam exatamente o que a empresa espera do novo software. Para que isso seja possível, deve ser realizado um levantamento de requisitos técnicos e operacionais que o sistema deverá atender. Dentro desses requisitos entram as regras de negócio da organização, a legislação envolvida, informações de cadastro de clientes, registros de notas fiscais, segurança dos dados, entre outros.
4. Planeje a implantação de sistemas para não paralisar a empresa
É necessário, ainda, se precaver para que o processo de implantação não paralise a empresa. Existem algumas abordagens que podem ser seguidas para esse fim, como por exemplo, a implantação modular do sistema, onde o mesmo é implantado em partes, para não impactar toda a atividade da empresa de uma vez só e, também, facilitar a adaptação dos usuários às mudanças.
5. Realize um mapeamento de processos
Apesar de não estar ligado diretamente à tecnologia, o mapeamento de processos é extremamente importante e precisa ser realizado antes de se implantar um software. É através dele que o novo sistema irá seguir uma sequência lógica de funcionamento e, nesse caso, um mapeamento de processos mal feito pode prejudicar toda a implantação de sistemas.
Todos esses cuidados citados aqui podem ajudar bastante na implantação de sistemas de uma empresa, independente do seu tamanho ou área de atuação. E lembre-se, quanto melhor é o seu planejamento, mais chances se tem de evitar contratempos e, consequentemente, acertar na execução.
Quer mais dicas para não errar antes de uma implantação de sistema? Então assista ao nosso vídeo com 5 dicas para não errar no gerenciamento de TI:
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