Com a grande oferta de trabalho e um horizonte positivo para quem trabalha na área de Tecnologia da Informação, é natural que a cobrança também aumente. Com isso, é imprescindível que se discutam maneiras de melhorar a produtividade da equipe de TI. A crise econômica brasileira também força às empresas a reduzirem o número de contratações ou até a enxugarem as suas equipes. O que leva que os profissionais produzam mais com o mesmo número de horas trabalhadas.

 

Softwares para produtividade de equipes de TI

 
Palavra-chave importante nas empresas das mais diversas áreas, a produtividade tem um significado ainda mais especial para quem trabalha com TI. No texto de hoje, vamos dar 4 dicas de softwares e metodologias, ou melhores práticas, que podem ajudar nesse sentido. Boa leitura!

 

1. Aplicar a metodologia de gestão à vista

Uma pesquisa realizada pela Conference Board, organização norte-americana que reúne estudiosos de mais de 60 países, mediu a produtividade de trabalhadores de vários países e chegou à seguinte constatação: o brasileiro tem apenas 25% da produtividade de um trabalhador dos Estados Unidos.

O número assusta e suas possíveis justificativas também: além da falta de infraestrutura do país e de acesso à tecnologia, de um modo geral, o brasileiro gasta muito mal o tempo dedicado ao trabalho. Claro que isso não é culpa somente dos colaboradores, mas também da alta gestão que precisa modernizar seus processos de gestão.

A gestão à vista é um conceito que tem se popularizado muito nos últimos três anos e a empresas têm buscado no mercado ferramentas para gerenciar os indicadores da sua equipe por meio de dashboards real-time. A transparência da área exige um maior comprometimento de toda a equipe, de analistas a diretores, na busca por atingir os resultados programados.

 

Dashboard Real Time - Service Desk

 
Um software que possibilita isso é o OpMon Dashboards, desenvolvido pela OpServices. Além de um poderoso construtor de visões que centralizam as informações de todo o ambiente de TI, é possível compartilhar os dashboards por meio de links acessíveis sem a necessidade de logar na plataforma.

 

2. Prestar contas nas reuniões diárias (daily meetings)

Na linguagem de quem vive de desenvolvimento de software, o scrum é uma metodologia conhecida por dividir o projeto em vários ciclos chamados de sprints.

Cada sprint tem uma sequência de ações que devem ser executadas para que, no final, todo o processo saia como planejado. Gestores que adotam essa prática nas suas empresas se surpreendem com o maior controle das tarefas e previsibilidade na realização das ações.

Baseado no scrum, as equipes de TI se reúnem diariamente para “prestar contas” das atividades realizadas. Essas reuniões, chamadas de “daily”, garantem um maior controle das tarefas e integração entre os membros da equipe.

Em geral, as dailies podem servir para relatar atividades realizadas no dia anterior ou no mesmo dia (caso seja feita no fim da tarde, por exemplo), bem como as que estão previstas para o dia de trabalho (caso seja feita de manhã). É também um momento importante em que a equipe pode relatar as dificuldades encontradas para que os colegas possam contribuir com sugestões.

Uma ferramenta focada em ajudar a automatizar esse processo de alguma forma é a ScrumDO, conforme imagem abaixo.

 

ScrumDo

 
A ScrumDO possui ferramentas, como planning tool, planning poker, project timeline, board wizard, burnup and burndown e cumulative flow que permitem que o SCRUM Master possa focar nas atividades e não tanto no gerenciamento de tantas informações.

 

3. Adotar sistemas de gestão de atividades

O sistema Kanban, criado no Japão, é um método que utiliza cartões para sinalizar o andamento dos ciclos de produção de uma determinada atividade. Os cartões indicam que uma tarefa está “em andamento” ou “finalizada”, o que permite organizar as ações e visualizar se a execução está sendo feita conforme o cronograma.

 
Software para produtividade - Trello

 
Esse método já ganhou sua versão digital. Uma delas é o e-kanban. Outra também conhecida é o Trello, que pode ser acessado pelo PC ou aplicativo para dispositivos móveis. A vantagem do “kanban digital” é que ele pode ser compartilhado e editado por toda a equipe, facilitando sua atualização.

 

4. Usar a comunicação de forma eficiente e com menor ruído

Um outro problema das empresas do século XXI é a diversidade de plataformas de comunicação, que muitas vezes mais atrapalham que ajudam a organizar o fluxo de informações.

E-mail, Skype, Gtalk, Messenger, grupos de Whatsapp… Todas essas ferramentas cumprem um papel importante de conectar equipes, mas, se não houver regras para uso dessas plataformas, a informação se perde no caminho.

O ideal é definir o uso de apenas uma ferramenta em comum para todos os membros da equipe de TI. Um exemplo é o Slack, mais focado em comunicação corporativa e que permite criar diferentes canais para integrar os membros de toda uma empresa.

 

Slack

 
O Slack funciona como um sistema de IRC, onde é possível criar diferentes grupos separados por área ou projetos em andamento. Uma funcionalidade muito interessante é a possibilidade de bloquear alertas de mensagens fora do horário comercial. Isso evita processos trabalhistas relacionados a protestos de horas extras não pagas.

 
Entretanto, como nos outros exemplos, mais importante do que a ferramenta são as regras e boas práticas de utilização. Caso você escolha uma destas ferramentas é preciso explicar as expectativas e estabelecer fronteiras.