Guia de introdução ao BPM

Segundo o Gartner: “O BPM define, torna possível e gerencia a troca de informações nas organizações através da visão semântica de um processo de negócio, envolvendo empregados, clientes, parceiros, aplicações e banco de dados.”

Os resultados de uma empresa dependem em grande parte do quão eficientes os processos internos e externos conseguem ser. Investir em ferramentas não apenas de análise, mas também de melhorias é fundamental para conseguir resultados melhores — e uma dessas soluções é o Business Process Management (BPM), cada vez mais aproveitado em diferentes ambientes e setores organizacionais. Descubra o que é e para que serve o BPM!

 

O que é o Business Process Management?

O Business Process Management (BPM) é uma gestão dos processos do negócio. Essa gestão é feita através de uma visão sistêmica e geral da organização e é baseada na definição de parâmetros, monitoramento, controle e adaptação para melhoria contínua dos processos. A automação dos processos também é um objetivo do uso do BPM.

 

Para que serve o Business Process Management?

O BPM serve, de maneira geral, para melhorar os resultados da empresa como um todo e, por isso, é especialmente utilizado em tempos de crise. Para fornecer esses resultados, o BPM atua da seguinte maneira:

 

1. Melhora a efetividade e eficiência dos processos

Como os processos são avaliados, gerenciados e passam por melhorias contínuas, eles se tornam mais eficientes, atingindo os objetivos de maneira mais precisa. Além disso, com o uso adequado do BPM é possível evitar retrabalhos.

2. Reduz os custos

Processos eficientes são processos mais baratos e, por isso, o uso dessa gestão de maneira correta permite que a empresa gaste menos para as mesmas operações — o que é especialmente útil em períodos de crise.

3. Diminui o tempo de produção e melhora a qualidade

Como permite a automatização de processos, o BPM diminui a exposição a erros e falhas em geral, melhorando a qualidade como um todo do resultado final. Além disso, a automação ou mesmo o gerenciamento eficaz reduzem o tempo gasto pelo processo.

4. Diminui ou elimina ruídos na comunicação

Ruídos na comunicação em um meio empresarial podem significar perda de tempo e de dinheiro. Como garante uma visão mais sistêmica, o BPM ajuda a reduzir ou mesmo a eliminar essas falhas de comunicação, garantindo que o processo ocorra de maneira otimizada.

 

Vantagens do BPM

O BPM ajuda empresas a identificar a importância estratégica de seus processos e a tirar vantagens competitivas disso. Serve, também, para proporcionar ao gestor uma maior facilidade de encontrar oportunidades de melhoria no serviço prestado ao cliente, por meio de indicadores e resultados.

Os processos são controlados por uma série de índices de avaliação de processos, como o tempo de execução do processo, melhorias de desempenho, acompanhamento do processo corrente, entre outros.

 

Onde e como o Business Process Management pode ser usado?

Basicamente, o BPM pode ser utilizado em diferentes departamentos da empresa, sendo necessário apenas adequá-lo aos parâmetros das necessidades de cada setor.

Assim, o BPM pode ser utilizado no RH, por exemplo, para estabelecer e controlar práticas de gerenciamento do capital humano. De maneira semelhante, o setor de atendimento de uma empresa pode se beneficiar do uso de BPM já que terá indicações de procedimentos e automatizações para realizar tarefas específicas, como quando um cliente deseja uma troca sob condição de pagamento específica.

Outros processos indicados para o uso de BPM incluem os mais complexos, os que envolvem múltiplos setores, os dinâmicos, os que envolvem interação e principalmente aqueles que possuem exceções e que necessitem de tomadas de decisões rápidas e embasadas, já que o BPM ajuda em sua automação considerando as diferentes variáveis.

 

Ferramentas para BPM

Ao implementar projetos de BPM podemos utilizar algumas ferramentas, entre elas está o Business Process Modeling Notation (BPMN), ou em português, Notação de Modelagem de Processos de Negócios. A metodologia BPMN consiste em uma notação gráfica para representar processos de negócios em um diagrama (trata-se de uma série de ícones padrão para o desenho de processos, o que facilita o entendimento do usuário).

O objetivo do BPMN é servir de apoio ao uso do BPM por não especialistas, fornecendo-lhes uma notação bastante intuitiva, permitindo, assim, representar processos de negócio complexos. Veja abaixo um exemplo de um processo mapeado através da metodologia BPM.

BPM - Business Process Management

BPM – Business Process Management

 

Fases do BPM

O BPM consiste basicamente em duas fases: As IS (modelagem do estado atual do processo) e To Be (otimização e modelagem do estado desejado).

O primeiro passo para qualquer projeto de BPM (exceto em caso de processo novo) é entender o processo existente e identificar suas falhas para:

  • Não cometer os erros do passado;
  • Evitar rejeição imediata dos atuais usuários do processo;
  • Conhecer melhor os pontos de melhoria;
  • Definir métricas para identificar as melhorias proporcionadas pela otimização.

 
O processo ‘As Is’ é o processo como funciona atualmente, contendo seus erros e acertos. Em cima deste processo é necessário aplicar indicadores e encontrar gargalos para propor o processo futuro ‘To Be’. Algumas ações importantes:

  • Discutir e compreender o processo;
  • Analisar a eficiência e a eficácia do processo atual;
  • Simular alternativas;
  • Especificar os sistemas de informação que deverão suportar o negócio.

 
No processo ‘To Be’ pretende-se criar um ambiente de discussão entre as partes envolvidas de forma a melhorar o processo em questão, inová-lo ou mesmo questionar se ele se faz necessário e se, de fato, agrega valor à empresa, com as seguintes abordagens:

  • Melhoria contínua;
  • Benchmarking;
  • Adoção de melhores práticas e processos;
  • Redesenho de processo;
  • Inovação de processos.

 
A habilidade para mudar o processo passa a ser mais relevante do que a habilidade de criá-lo, pois ela gera condições para que toda a cadeia de valor possa ser monitorada, continuamente melhorada e otimizada.

O conhecimento do processo e sua documentação são de extrema importância para a identificação dos pontos positivos e negativos, afinal de contas, como chegar ao To Be sem conhecer o As Is?

Enfim, avaliar, controlar, melhorar e automatizar os processos garante que a empresa consiga processos mais eficientes e mais baratos e isso pode ser conseguindo ao se utilizar o Business Process Management. Especialmente em operações e processos que possuam muitas modificações de acordo com suas condições, o BPM é bastante eficiente em garantir, inclusive, vantagens competitivas para a empresa.