A gestão de notas fiscais eletrônicas (NFe) foi melhorado nos últimos anos, a partir da possibilidade de tratar todas essas informações através de um sistema eletrônico ligado à Receita Federal pela internet. Ao oferecer esse tipo de ferramenta, a Receita não apenas facilitou o trabalho do empreendedor, como também permitiu o nascimento de uma gestão mais organizada.
Ainda assim, muitos empresários desconhecem os benefícios de desenvolver metodologias que mantenham o controle de suas notas fiscais e como isso pode ser utilizado em favor do negócio. Todo tipo de gestão, quando focada em eficiência, trás melhorias e avanços. Para isso, é fundamental conhecer algumas dicas que a nossa equipe preparou para você. Abaixo listamos quatro dicas que farão você melhorar sua gestão de NFEs. Confira:
Armazenamento e validação
O desejo de todo empreendedor ao criar sua empresa é que o número de vendas dispare. Mas isso também significa que o número de notas fiscais emitidas também irá disparar, transformando a gestão do negócio numa bagunça, se não houver o mínimo de organização no armazenamento.
Esse armazenamento e a validação das notas fiscais precisam ser feitas de maneira segura, com uma visualização amigável, através da geração de DANFE. Além disso, quando bem gerido e armazenado, evita-se o pagamento de notas canceladas ou o esquecimento de validações no site do SEFAZ.
Controle sobre as etapas e pagamentos
O controle financeiro de uma empresa é vital para o futuro da mesma. Muitas empresas, mesmo com bons produtos ou serviços, podem ir à falência se os gestores perderem prazos de pagamento, pagando multas e fornecedores.
Gerencie suas notas fiscais de modo a ter um controle sobre todas as etapas, da emissão ao pagamento. Dessa forma, será possível visualizar o que já foi feito e o que está agendado para as próximas semanas, evitando sustos e atrasos. Aos poucos você irá perceber que esse tipo de gestão será algo natural, aumentando ainda mais o controle e a eficiência do processo.
Disponibilidade do conteúdo
Infelizmente, muitas empresas precisam passar por auditorias e fiscalizações. Isso pode acontecer a partir de vários motivos, desde uma denúncia sobre sonegação de impostos até uma aquisição ou investimento externo.
Mesmo que essa necessidade não seja a realidade de muitas empresas, ainda assim uma boa gestão de NFEs permitirá acesso rápido e organizado ao conteúdo das notas. Separe as notas por fornecedores e clientes. Crie faixas de classificação, como valores da nota, tipos de produtos e até a região.
Facilite o histórico
A rastreabilidade dos documentos é fundamental para a organização, principalmente no momento do fechamento de caixa e balanços. Mais do que isso, manter o histórico de suas notas fiscais irá permitir que você confronte informações de fornecedores e clientes quando estes tiverem alguma reclamação.
A NFE permite que as notas sejam arquivadas apenas utilizando um arquivo num computador. Não há necessidade de impressão. Mesmo assim, faça um backup das notas ou utilize algum tipo de serviço na Nuvem. Não confie apenas em um computador, lembre-se que quedas de luz ou falhas técnicas podem fazer você perder todo o histórico.
Monitore a disponibilidade do SEFAZ
Você já percebeu que toda vez que ocorre uma indisponibilidade do sistema de nota fiscal eletrônica a sua empresa tem prejuízos financeiros? Se o funcionário da sua empresa não sabe de uma indisponibilidade ou lentidão no sistema de emissão de nota fiscal eletrônica e não consegue emití-la, isso pode gerar uma fila de caminhões (no caso de uma empresa que trabalha com entrega de produtos) que não podem fazer as entregas, ocasionando prejuízos financeiros e o que é pior: diminui a confiança do seu cliente no cumprimento de prazos.
O resultado são falhas em toda a cadeia de serviços originada por uma indisponibilidade ou lentidão nos sistemas que poderia ser evitada e comunicada para todas as áreas da empresa. Veja como monitorar a disponibilidade NFe
Mas como podemos evitar esses prejuízos? Uma forma é através de robôs de aplicação, disponíveis no OpMon, que simulam ininterruptamente a experiência do usuário. Neste caso, simulando a emissão de uma nota fiscal eletrônica em tempo real, identificamos onde está a falha no processo. Para conhecer mais sobre o monitoramento de NFE, assista o vídeo ou acesse o link para conhecer nossa solução para monitoramento de nota fiscal eletrônica.
