Funcionamento da Nota Fiscal Eletrônica

A NFe, ou Nota Fiscal Eletrônica, surgiu como uma solução para modernizar a forma como a nota fiscal é emitida no país. Ou seja, a NF-e visa substituir o modelo tradicional de nota fiscal de papel, passando a ser realizado eletronicamente, favorecendo uma maior transparência para o Fisco quanto às informações prestadas pelos contribuintes referentes à circulação de mercadorias.

 
Nota Fiscal Eletrônica - NFe

 
Outra grande vantagem das informações em formato eletrônico é a possibilidade de realizar o monitoramento de Nota Fiscal Eletrônica, já que pode ser consultada pela internet, reduzindo gastos com papel e otimizando o tempo de execução de rotinas administrativas. Uma vez que não é preciso lançar nota por nota, softwares de gestão permitem que setores possam ser integrados e, assim que uma venda é processada, o próprio sistema gera e emite a nota fiscal.

 

Funcionamento da NF-e

Se antes a empresa gerava e emitia uma nota de papel para o cliente e outra para o contador, que validava a operação perante o Fisco, com a NF-e o processo é bem diferente. Ao realizar uma venda, a empresa emite um arquivo XML, cujo responsável pela operação assina digitalmente e transmite para a Secretaria de Fazenda Estadual. De forma rápida e simples, o Fisco realiza uma pré-validação da nota fiscal, autorizando que a operação comercial possa ser efetuada.

Após a liberação, a empresa imprime, em papel comum, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que possibilita que todos os envolvidos na transação, por meio do número registrado na nota fiscal impressa, possam acompanhar pela internet o trânsito da mercadoria.

 

Monitoramento das notas fiscais eletrônicas (NFe)

Para empresas que exercem determinadas atividades operacionais, principalmente contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), a emissão da NF-e já é uma prática obrigatória. Em geral, muitos empreendimentos contam com um grande fluxo de notas fiscais, o que exige um maior controle e organização de todas as operações realizadas. Notas em papel geram um grande transtorno: prazos perdidos, notas extraviadas (ou mesmo deixadas de ser validadas) e inúmeros outros problemas que atrapalhavam um bom andamento das atividades.

Com a possibilidade de adotar um sistema de gerenciamento e monitoramento de NF-e, a empresa passa a conhecer todo o trajeto realizado pela operação comercial, desde a venda até o seu destinatário. Com isso, é possível verificar o status de andamento das operações no próprio sistema autorizador de NFe da Secretaria da Fazenda, agilizando os processos e mantendo um controle individualizado por origem ou destino das notas fiscais.

 

Dashboard de monitoramento de disponibilidade de NFe

 
Um dos riscos da não emissão da Nota Fiscal Eletrônica, ou lentidão nos sistemas relativos a essa emissão, é a não entrega dos produtos para clientes. Isso porque em uma operação de e-commerce os caminhões não podem sair para realizar as entregas sem que a Nota Fiscal Eletrônica tenha sido emitida.

Caso os sistemas do Sefaz estejam comunicando uma indisponibilidade seria necessário comunicar as áreas responsáis para tomar medidas preventivas. Para saber mais sobre o monitoramento de disponibilidade NFe com o software OpMon, assista ao vídeo:

 

 

Benefícios da NF-e

Se antes o empreendedor precisava procurar em dezenas de arquivos e caixas as notas fiscais de papel, hoje o processo é mais simples com o uso das NF-e e a possibilidade de armazenamento digital.

A guarda de documentos fiscais é uma obrigatoriedade imposta pela Legislação Tributária, mas, além disso, é fundamental que a empresa mantenha um histórico organizado dos seus documentos fiscais, o que permite confrontar informações de clientes e fornecedores quando estes tiverem alguma reclamação ou mesmo no caso de fiscalização por parte do Fisco.

Como a emissão das NFs é feita eletronicamente, é possível manter os arquivos no próprio computador, sem a necessidade de impressão. Além disso, muitos sistemas de gestão possibilitam a integração com os emissores de NF-e, o que permite armazenar os documentos fiscais online, garantindo a segurança e o sigilo das informações.

 

Controle financeiro

Inúmeras notas fiscais são emitidas ou recebidas diariamente por empresas que têm um fluxo logístico intenso. Com as notas fiscais de papel, o problema se complicava ainda mais, dificultando a organização e controle de prazos e pagamentos. Com a possibilidade de ter disponível todas as informações, em tempo real, de todas as notas fiscais emitidas e recebidas, a empresa passa a gerir melhor os processos e ter um maior controle financeiro das notas. Assim, é possível integrar informações de vendas com a área de estoque, por exemplo, e saber exatamente o quanto de receita foi gerada e para quais clientes e fornecedores.

 

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