Acidentes e desastres podem acontecer a qualquer momento e afetar diretamente os negócios. Afinal, eles frequentemente levam à perda de recursos, e os custos de restabelecimento podem ser significativamente altos. Quando falamos em tecnologia da informação, é exatamente esse o papel do plano de contingência em TI.
Muitas vezes, não há nada que possamos fazer para evitar que um incidente aconteça. Entretanto, esses casos são exceção, pois muitas ações podem ser tomadas para evitar incidentes. Cabe aos bons líderes estarem preparados para qualquer cenário e conseguirem minimizar os prejuízos.
Um plano de contingência é elaborado por um profissional com experiência na área. Neste post, separamos algumas dicas para você conhecer um pouco mais sobre o assunto!
Entendendo o plano de contingência em TI
O plano de contingência em TI é um conjunto de diretrizes prévias e decisões que devem ser tomadas para reduzir o impacto negativo que pode ser causado por uma situação desastrosa. Ele precisa conter todos os procedimentos que devem ser tomados para reduzir o tempo de parada forçada dos serviços e, consequentemente, evitar que mais danos sejam causados por razão do incidente.
Muitas vezes, pode parecer puro pessimismo planejar o que fazer em crises que ainda nem aconteceram. Mas a realidade é que, durante a crise, no “olho do furacão”, os níveis de estresse e ansiedade não nos deixam enxergar as melhores soluções.
Além disso, em um cenário como o de uma parada forçada das atividades, por exemplo, o prejuízo só aumenta a cada minuto perdido. Por isso, é importante já estar preparado e, quando o pior acontecer, apenas executar as ações que você sabe serem as mais eficientes a tomar, pois foram planejadas previamente.
Mapeando as fragilidades da empresa
Para elaborar o plano de contingência, descubra e liste todos os pontos frágeis e os possíveis focos de crise em todos os setores — mesmo aqueles que parecem menos prováveis! Quanto mais cenários desastrosos você e sua equipe conseguirem imaginar, mais segura a empresa estará.
Divida os diferentes cenários de crise de acordo com as consequências que cada um pode trazer. Na sequência, liste as ações que devem ser tomadas para contê-las ou evitá-las, de acordo com a prioridade.
Definindo as prioridades
Um plano de contingência tem um foco principal, que é a redução dos danos que podem ser causados por um evento desastroso. Assim, no momento do planejamento, as tarefas que serão executadas precisam estar ordenadas das que mais afetam o funcionamento normal das operações até as que menos afetam.
Depois, marque cada um deles como “essencial”, “importante” ou “não essencial”. Isso guiará quais pontos devem ser solucionados primeiro em uma crise. Geralmente as paradas que impactam vendas, geração de nota fiscal e logística estão no topo das prioridades.
Mantendo o foco na gestão de crise
Nos momentos de crise, a falha de comunicação e o consequente desentrosamento da equipe podem ser mais comuns do que gostaríamos de imaginar. Para acelerar a normalização das atividades e garantir que o fluxo de trabalho seja eficaz, crie um Comitê de Gestão de Crise, que será o ponto focal da execução do plano de contingência em TI.
Esse comitê deve ser formado por um grupo de colaboradores selecionados previamente. O ideal é que os escolhidos possuam diferentes expertises, tanto dentro da área de tecnologia da informação quanto em outros setores da empresa. Fornecedores externos também podem ser incluídos, se necessário, assim como representantes das partes envolvidas diretamente nas consequências do desastre.
Além da execução e do follow-up do plano de contingência em TI, também cabe ao comitê realizar a documentação do aprendizado obtido. Isso é útil para garantir que o plano corra ainda melhor caso precise ser acionado novamente em outra ocasião.
Como descobrir problemas de forma automatizada?
Pronto! Com o plano de contingência em TI, você já sabe se preparar para conter uma crise. Mas lembre-se que para descobrir os incidentes no exato momento em que eles ocorrem é preciso de uma solução de monitoramento de dados em tempo real, geralmente associada a infraestrutura de TI.
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