Com tanta tecnologia ao alcance de qualquer empresa, o grande desafio enfrentado pelos empreendedores nos dias de hoje é encontrar, em meio às inúmeras alternativas, aquelas que realmente trazem alguma contribuição para a gestão do negócio. Não são poucas as ferramentas que prometem automatização de tarefas, aumento da produtividade e redução de custos. Mas para conseguir usufruir de todos esses benefícios, as empresas precisam saber distinguir quais ofertas realmente podem se adaptar à sua realidade.

 
Gestão de Negócio

 
Para ajudá-lo nessa missão, confira 5 ferramentas que irão auxiliá-lo na gestão do seu negócio.

 
Gerenciando as despesas
Com a movimentação constante dos funcionários da empresa para atender às demandas de negócio, o gerenciamento das despesas e reembolsos de viagem, hospedagem e alimentação pode se tornar uma tarefa complicada. Soluções como o Expensify permitem que os colaboradores da sua empresa registrem as despesas a aprovar por meio de seus dispositivos móveis, de acordo com regras e fluxos de aprovações criados por seu próprio departamento administrativo. A ferramenta é gratuita e também permite a digitalização de recibos e notas fiscais para reduzir o volume de cópias e impressões.

 
Compartilhando arquivos
Muitas empresas ainda estão avaliando os prós e os contras de adotar definitivamente a computação em nuvem em suas operações. No entanto, alguns benefícios imediatos dessa ferramenta já podem ser usufruídos em seu negócio. O Dropbox, por exemplo, é uma das ferramentas mais populares para armazenamento e compartilhamento de arquivos na internet, reduzindo a necessidade de transferências de dados por e-mails ou CDs e pendrives. Com ele, é possível salvar, copiar e editar arquivos como se os funcionários estivessem usando um mesmo computador. O software já possui uma versão corporativa com espaço de armazenamento sob demanda e soluções de gerenciamento e segurança específicas para as necessidades dos negócios.

 
Monitorando sistemas
Ficar muito tempo fora da empresa pode ser um desafio para os gestores responsáveis pelos sistemas de TI e telecomunicações, que precisam garantir a disponibilidade dos serviços sem interrupções. Ao utilizar uma plataforma para monitorar sistemas, no entanto, esses profissionais podem acompanhar como está o desempenho de todos os dispositivos usados pela empresa, permitindo que os problemas sejam identificados antes mesmo que se manifestem aos usuários. Uma solução é o OpMon, software que além de monitorar a disponibilidade da infraestrutura de TI, possibilita o gerenciamento de indicadores de negócios através de dashboards. A versão gratuita permite monitorar até 10 devices e 100 serviços.

 
Organizando o pensamento
Quantas vezes você precisou parar sua equipe para propor ideias e soluções para o negócio? Nesses encontros, não é raro que ocorra a perda de foco em função do grande número de pessoas fazendo sugestões e observações. O MindMeister é uma excelente ferramenta para criar mapas mentais, brainstormings, planejamentos e compartilhamentos, seja em reuniões ou no dia a dia. Os mapas ajudam a dar novos rumos às discussões, visualizar os problemas sob novas óticas e oferecem um apoio visual às ideias que só estão em nossos pensamentos.

 
BI na estrada
Em tempos de conexão ininterrupta à internet, as decisões cruciais para os negócios podem ser tomadas em locais tão variados quanto um restaurante ou a sua sala de estar. Nesse cenário, uma ferramenta de Business Intelligence que pode ser acessada por dispositivos mobile é um grande diferencial. Uma das soluções mais conhecidas no mercado é o QlikView. Com ele, você pode consultar informações em tempo real sobre vendas e projeções de mercado, apoiando a tomada de decisão a qualquer momento e aumentando a produtividade fora do escritório.