Para entender o que é PMBOK (Project Management Body of Knowledge) devemos, primeiro, compreender que ele está inserido nas mudanças ocorridas na teoria de administração de projetos que se iniciou nas décadas de 1950 e 1960.
Nesse período, as práticas administrativas foram organizadas e compiladas, transformando-se em disciplina, isto é, um corpo estruturado de conhecimentos que visa sistematizar as ferramentas e os conceitos da gestão de projetos.
Embora o planejamento deva ser individualizado e levar as necessidades de cada empresa em consideração, também deve haver uma padronização para esse processo. Nesse sentido, o PMBOK não é considerado uma metodologia, mas um guia. Isso significa que ele deve ser empregado como referência, adaptando-se às especificidades do ambiente empresarial em que é aplicado.
Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, uma breve introdução ao PMBOK, por meio da abordagem de suas principais características e aplicações na área de TI. Boa leitura!
Etapas de um projeto com o PMBOK
Conhecer e executar todas as etapas de um projeto é fundamental para garantir que o planejamento efetivamente auxilie os profissionais a desenvolver mais agilidade, além de assegurar uma distribuição eficiente de recursos. Confira, a seguir, quais são essas etapas.
Iniciação
Na etapa de iniciação, todas as informações macros referentes ao projeto são coletadas, objetivando conhecer os principais interessados, as restrições no escopo, o orçamento, o prazo para conclusão e as metas.
Ao concluir essas tarefas, a empresa deve ter um documento formalizado com:
- as estimativas iniciais;
- restrições e premissas;
- entregas principais;
- objetivo;
- interessados;
- gerente de Projeto;
- nome do Projeto.
Planejamento
No planejamento, são elaborados o cronograma, o escopo, as entregas, as responsabilidades, os custos estimados e a alocação dos recursos do projeto. Nesse momento, os riscos podem ser mapeados, definindo os indicadores, planejando a comunicação e identificando as aquisições necessárias.
Execução
Na execução, o gerente de projetos supervisiona o trabalho de sua equipe, documentando as entregas feitas, avaliando se os avanços seguem o cronograma e realizando adequações nos indicadores e no escopo, caso os stakeholder solicitem alterações.
Monitoramento e controle
Essa etapa visa garantir que a execução esteja acontecendo de acordo com o que foi acordado. Ela ocorre paralelamente à execução do planejamento. O gestor deve elaborar, por meio dos indicadores de desempenho, relatórios constantes acerca da saúde do projeto.
Encerramento
O documento próprio ao encerramento do projeto é o termo de aceite. Nessa etapa, os patrocinadores devem avaliar o cumprimento dos objetivos do empreendimento. A função do termo é isentar os envolvidos de futuras responsabilidades que, eventualmente, se atrelem ao escopo do projeto.
Vantagens do uso do PMBOK
Entre as diversas vantagens do uso PMBOK, destacam-se as seguintes:
- significativa elevação das possibilidades de sucesso dos projetos;
- tratamento otimizado dos riscos;
- controle e acompanhamento dos progressos realizados;
- ênfase na utilização eficiente dos recursos;
- redução da negligência em atividades cruciais para a empresa;
- melhoria na comunicação entre os envolvidos;
- padronização de tarefas e atividades de gerenciamento dos projetos.
Como iniciar a aplicação do PMBOK
Para iniciar a aplicação do PMBOK, devem ser elaborados documentos de controle e registro, os quais poderão ser usados em quaisquer iniciativas da empresa. Devem ser definidos, além disso, procedimentos e normas para que a atuação da equipe seja alinhada às estratégias gerais da organização.
Cumpre ressaltar, por fim, as diferenças entre as siglas PMBOK, PMI e PMP:
- PMBOK é a sigla inglesa para Corpo de Conhecimentos em Gestão de Projetos, em tradução livre. Trata-se de um guia que vem sendo publicado desde 1987, contendo a metodologia do PMI para o gerenciamento de projetos;
- PMI (Project Managment Institute) é a sigla da maior instituição do mundo exclusivamente dedicada ao fomento das atividades inerentes ao Gerenciamento de Projetos;
- PMP (Project Management Professional) é um título concedido aos profissionais aprovados em exames realizados pelo PMI.
Esperamos que, com essas informações, você não tenha avançado apenas na compreensão do assunto, sabendo o que é PMBOK, mas que, a partir de agora, possa colher excelentes resultados com sua aplicação na gestão de TI!
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