Não há duvidas de que as falhas e os ruídos de comunicação interna podem impactar diretamente na produtividade e, consequentemente, na lucratividade da sua empresa. As relações empresariais estão cada vez mais dinâmicas e dependem tanto da tecnologia, quanto de processos internos mais complexos. Por isso, os sistemas de comunicação são tão importantes no meio corporativo.
Hoje, perder uma mensagem pode significar a perda de uma entrega importante, por exemplo. Além disso, as dificuldades de acesso entre funcionários e gestores podem acarretar em uma verdadeira crise interna.
Diante dessa realidade, é preciso que a administração assuma a postura de aprimorar a condução dos processos, estabelecendo canais (sistemas de comunicação) bem definidos entre funcionários, fornecedores e clientes.
Além de investir em tecnologia, é preciso que seja feito um alinhamento comunicacional, propiciando, dessa forma, que toda a equipe esteja ciente dos valores, das metas e dos objetivos finais da sua empresa.
Para não correr risco de criar um ambiente desorganizado, criamos uma lista com 4 dicas para gerenciar melhor a sua rede de comunicação.
Defina funções específicas para os sistemas de comunicação
E-mail, intranet, Skype e até ferramentas mais informais, como o Whatsapp e o SMS. Apesar de a tecnologia ser uma poderosa aliada para fortalecer e dinamizar relações interpessoais, é bem possível que gerem ruídos internos, se mal administradas. É preciso evitar o descontrole dessas ferramentas, definindo bem as funções que cada canal estabelecido terá.
Sempre que possível, centralize essas plataformas em alguma ferramenta que forneça uma cobertura mais ampla aos seus interesses, evitando, por exemplo, a possibilidade de enviar informações cruzadas para seus funcionários. Nada pior para sua equipe do que se deparar com dois comunicados que possuam orientações diferentes.
Crie um ambiente propício para o diálogo
Não caia no erro de que a comunicação deve ser verticalizada, onde apenas a gestão passa mensagens para os funcionários. É muito importante ouvi-los para compreender suas necessidades e as dificuldades que enfrentam nos seus setores. Em muitos dos casos, inclusive, eles podem apresentar soluções que podem dinamizar ainda mais seus processos.
Abra fóruns colaborativos, por exemplo, e procure realizar reuniões sempre que possível com a sua equipe para extrair informações, estabelecer metas e fortalecer os valores da sua empresa.
Pense em soluções personalizadas
Para cada publico, é preciso que sejam definidos canais específicos para se relacionar, bem como linguagens apropriadas. Porque não, por exemplo, criar um e-mail específico para funcionários e outro para fornecedores? Ou realizar ações e campanhas direcionadas para cada um desses públicos? Essas atitudes simples podem facilitar muito a organização cotidiana da gestão.
Defina bem os valores e as mensagens entre a própria gestão
O pior cenário é quando há divergência de informações entre a própria gestão. É fundamental que as ações tomadas por sua empresa sejam claras primeiramente entre os superiores, como os gerentes e os supervisores, que estarão em contato com a equipe no dia a dia.
Por isso, é preciso que a cúpula da empresa se reúna sempre que possível para definir as rédeas dos negócios. Se a gestão não sabe o que fazer, dificilmente os funcionários saberão.
Você tem dado atenção à comunicação empresarial? Não perca tempo e revise agora mesmo os seus processos internos! Continue acompanhando nosso blog e, se tiver alguma dúvida ou sugestão, envie uma mensagem para nós!
