A nota fiscal, assim como outros documentos, teve sua versão em papel substituída por uma versão eletrônica. O armazenamento de documentação eletrônica de maneira geral, em ambiente virtual, possui diversas vantagens e tem proporcionado grandes avanços para os negócios, principalmente os relacionados a comércio eletrônico, pois permite a automação deste processo.
Apesar dos pontos positivos, a nota fiscal eletrônica (NFe) também tem algumas desvantagens. É comum que o sistema eletrônico de emissão de notas esteja indisponível, gerando atrasos e prejuízos, por exemplo. Por isso, a consulta da disponibilidade NFe faz parte da rotina de praticamente todas as empresas.
Quer saber como otimizar a consulta de disponibilidade NFe? Acompanhe até o final!
A nota fiscal eletrônica
A emissão de notas fiscais em meio eletrônico é obrigatória para todas as empresas que contribuem com o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e com o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). A obrigatoriedade está sendo implementada de maneira gradual e a tendência é que todas as empresas passem a emitir a NFe.
Além disso, o uso da NFe diminui o gasto com papel e impressão, demanda menos espaço de armazenamento e facilita a troca de informações. A nota pode ser emitida, divulgada e monitorada de maneira automática, proporcionando rapidez a todas as etapas do processo.
O sistema de emissão da NFe
A empresa interessada em emitir NFe precisa obter um certificado digital, se cadastrar junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado e obter um software para emissão das notas. Com todos os softwares e hardwares adequados e devidamente autorizada pela SEFAZ, a empresa pode começar a emitir NFe.
O usuário cadastra as informações da nota por meio do software, assina digitalmente e transmite os dados para o fisco. O sistema da SEFAZ verifica os dados e autoriza a emissão da nota, que fica disponível para download e consulta na internet.
Vale lembrar que, como todo sistema de informática, o sistema de emissão de NFe da SEFAZ está sujeito a falhas. Dependendo da quantidade de solicitações ou de outros fatores, o sistema pode apresentar erros e a emissão de notas fica indisponível durante algum tempo.
Como verificar a disponibilidade do sistema
A disponibilidade pode ser consultada manualmente nos websites da Receita Federal ou das Secretarias da Fazenda de cada estado. Esse processo pode ser demorado e as informações de disponibilidade nem sempre correspondem à situação real do sistema.
A maneira mais indicada para consultar a disponibilidade da SEFAZ para emissão de NFe é por meio de sistemas automatizados ou robôs de aplicação. Esses serviços simulam a experiência do usuário ininterruptamente e fornecem informações confiáveis sobre a situação dos sistemas.
Vantagens do serviço de consulta de disponibilidade NFe
Os serviços de consulta de disponibilidade NFe apresentam várias vantagens em relação às consultas manuais. Confira algumas:
Economia de tempo
Com os serviços automatizados, nenhum dos seus funcionários precisa consultar o website da SEFAZ para verificar a disponibilidade. Além disso, se ele já tem a informação sobre uma lentidão ou indisponibilidade do sistema, não perderá tempo tentando emitir uma nota cujo processo não poderá ser concluído. Desta forma já poderá tomar ações pré-estabelecidas para quando isso ocorrer.
Informações em tempo real
As informações disponíveis nos websites costumam apresentar um delay de vários minutos em relação ao sistema. O serviço de consulta, por outro lado, simula as operações em tempo real e fornece informações atualizadas sobre o sistema.
Consultas simultâneas
O serviço consulta a disponibilidade de vários sistemas ao mesmo tempo. Essa funcionalidade permite o mapeamento da situação de emissão e recebimento de nota fiscal em todos os estados do país.
Comunicação integrada
As informações sobre lentidão ou falhas no sistema de NFe ficam disponíveis para todos os setores da empresa e não apenas para o setor responsável pela emissão. Dessa maneira, os setores de expedição e recebimento, por exemplo, saberão se é possível autorizar saídas ou chegadas.
Por fim, podemos dizer que o serviço de consulta é uma importante ferramenta para agilizar a tomada de decisões. O conhecimento sobre a disponibilidade NFe permite que os diversos setores se programem e desenhem planos de contingência para evitar problemas maiores. Para saber como automatizar o monitoramento e até criar dashboards de NFe, acesse o link.
Assista ao vídeo e descubra como funciona na prática:
Gostou de conhecer as vantagens do serviço de consulta de disponibilidade NFe? Aproveite para aprender também sobre os sistemas de gerenciamento de redes!
