O que se deve levar em conta ao contratar uma solução de TI?

Por: Pedro César Tebaldi Gomes em 20.07.2017
Solução de TI

A escolha de uma solução de TI tem sido uma preocupação dos gestores de empresas de todos os portes. A tecnologia da informação tem uma responsabilidade imensa neste mundo em constante evolução, onde as mudanças acontecem quase que diariamente.

Mas o que se deve levar em conta ao contratar uma solução de TI? Neste post, abordaremos esse assunto, listando alguns pontos que devem ser observados atentamente ao selecionar seu fornecedor. Se você é responsável pela área de TI, este conteúdo foi feito para você. Confira algumas dicas!

 

Checklist para aquisições de TI

São diversos os fatores a se levar em consideração antes de realizar um investimento em tecnologia, seja hardware ou software. Entre os fatores a serem considerados estão: avaliação dos fornecedores, análise contratual, transferência do conhecimento, possibilidades de integração para ganho de produtividade, atualização e riscos de obsolecência. Entenda mais sobre cada um destes itens.

 

1. Avaliação dos fornecedores de soluções de TI

Procure saber mais a respeito dos proponentes ao produto ou serviço. Informe-se na internet e entre em contato com os clientes do seu candidato a fornecedor. Veja o tempo que ele tem de presença no mercado e a experiência em necessidades similares à sua.

É realmente importante fazer uma averiguação da qualidade de seu suporte e de sua disponibilidade. Em algumas situações, existe uma exigência de suporte 24 horas, sete dias por semana. É importante definir as necessidades da sua empresa antes do início do processo.

 

2. Análise contratual

Observe com atenção as cláusulas contratuais, principalmente aquelas relacionadas com vigência, preço e forma de pagamentos. Solicite um acompanhamento jurídico para as questões relacionadas a penalizações. Um grande gerador de dores de cabeça é o tempo mínimo de contrato.

Apesar da tendência de pagamento conforme uso, muitas soluções, principalmente de grandes fornecedores, colocam tempo mínimo de contrato. Isso acaba amarrando as empresas na hora de trocar de soluções, principalmente em períodos de redução de custos.

Um tópico importantíssimo que deve estar explícito no contrato se refere à atualização de novas versões, quando se tratar de software. A garantia de funcionamento deve também ser parte integrante da negociação.

Atualmente, uma parada nos sistemas significa uma interrupção em todas as atividades da empresa. Isso pode causar uma paralisação no fluxo produtivo, comercial e financeiro, trazendo riscos à continuidade do negócio. Por causa disso, fique muito atento ao contrato das soluções que, quando descontinuadas, podem parar o seu negócio.

 

3. Transferência de conhecimento

A transferência de conhecimento, o treinamento e a capacitação de seus colaboradores também precisa ser avaliada com antecedência. A curva de aprendizado varia de acordo com a complexidade do sistema ou equipamento que está sendo adquirido.

Quanto mais complexo for o ambiente, mais tempo será necessário para a qualificação. Cabe ao fornecedor garantir que as operações serão assumidas pela sua equipe.

Na avaliação, deve-se levar em consideração o tempo necessário para a preparação de seus funcionários. No período de transição, as atividades quotidianas serão sacrificadas, uma vez que seu pessoal estará envolvido na absorção das novas funcionalidades.

Hoje, existe a tendência de criação de treinamentos online, o que permite que os funcionários das empresas tenham maior flexibilidade para aprender a operar novas soluções.

 

4. Possibilidade de integrações

Outro ponto importante se refere à integração da solução que está sendo adquirida ao atual ambiente tecnológico existente. O ideal é que haja o menor número de fornecedores e de softwares envolvidos, afinal ninguém quer operar vários softwares ao mesmo tempo.

Empenhe-se para encontrar uma solução simples, que facilite a gestão de TI e que atenda seu negócio sem a necessidade de desenvolver interfaces específicas. Quanto maior for a adaptabilidade de seu cenário ao produto padrão, melhor para sua empresa e para a produtividade de seu pessoal.

Uma das demandas corporativas é a de que as soluções adquiridas integrem-se com outras soluções existentes. No nosso mercado, o monitoramento de infraestrutura de TI, é comum a solicitação para integrar o software de monitoração com ferramentas de service desk, para abertura automática de chamados quando ocorrerem falhas.

Essa integração é importante, pois garante uma menor necessidades de processos executados pelos colaboradores, agilizando a gestão e automatizando processos repetitivos.

 

5. Atualização constante

O fornecedor de sua solução de TI deve possuir um perfil de atualização tecnológica constante. Procure se informar sobre as novas versões de seu produto, a periodicidade de suas implantações e a adaptabilidade aos novos dispositivos que estão sendo produzidos. A mobilidade deve ser uma característica presente em qualquer solução comercializada atualmente.

 

6. Risco de obsolescência

O lado oposto da atualização constante é a obsolescência do produto ou serviço oferecido. Esse risco deve ser considerado, uma vez que os dispositivos atuais podem ter dificuldades de executar rotinas desenvolvidas para um ambiente tecnológico ultrapassado.

 
Dashboards para Gestão à Vista

 

Por que investir em novas soluções de TI?

As novas soluções de TI trazem diversos benefícios para as empresas. Por meio de poderosas ferramentas digitais, mantendo setores bem equipados e atualizados, possibilitam-se cortes de gastos expressivos no processo empresarial, além do grande aumento da produtividade.

Abaixo listamos algumas vantagens do investimento em novas soluções para o setor de TI da sua empresa:

 

Potencialização de resultados

As novas soluções de TI têm potencializado a competitividade empresarial, diminuindo os impactos da crise econômica sobre as pequenas e médias empresas. Por isso, os investimentos nesse setor estão se ampliando, ao passo que PMEs apostam na modernização e digitalização de seus processos com vistas ao aumento do desempenho em diversas áreas.

Graças à computação em nuvem, a aplicação de soluções de monitoramento de infraestrutura permite a otimização na gestão de recursos, modernizando a manutenção de máquinas e possibilitando a automação de processos, o que resulta em um melhor desempenho de produção, além da redução de erros operacionais e, consequentemente, de desperdícios na cadeia produtiva.

A análise de indicadores e a criação de métricas por meio de ferramentas Big Data, Analytics, por exemplo, pode ser a chave para a total reestruturação de um negócio, fazendo com que atinja um público muito maior por meio de ações estratégicas baseadas em dados.

A qualidade do serviço ao consumidor também é alavancada com o uso de inovações em TI. Por meio de ferramentas Business Intelligence é possível obter dados sobre o comportamento de compra do seu público e, dessa forma, voltar o foco de suas estratégias para a satisfação desse cliente.

Com isso, as tecnologias BI possibilitam que empresas criem novos produtos e serviços muito mais adequados ao seu público, tendo em vista que permitem essa avaliação aprofundada de seu perfil. Além do mais, as iniciativas de marketing com vistas à fidelização desse público podem se beneficiar muito com a análise desses dados.

 

Melhorias na produtividade e na experiência do usuário

A melhoria da infraestrutura de TI possibilita às empresas um aumento da produtividade de suas equipes e significativos avanços no relacionamento com o cliente.

Esses ganhos em produtividade e na experiência do usuário foram se evidenciando à medida que as empresas iam virtualizando seus servidores e adotando soluções em software para a gestão e de seus negócios.

Sistemas complexos de gestão baseados em Cloud Computing, por exemplo, permitem que CEOs acessem dados remotamente e com toda a segurança em ambiente digital, elevando o nível operacional de sua gestão a um baixo custo.

Em relação à UX (user experience), tecnologias de aprendizado de máquina possibilitam que empresas criem um atendimento personalizado para seu público. Baseadas em AI e Cloud Computing, ferramentas de atendimento via chat e redes sociais permitem criar serviços com base nos hábitos de seus usuários.

Por todas essa razões, os investimentos em inovações tecnológicas não devem ser encarados como gastos e sim como um investimento essencial para a saúde das operações empresariais.

 
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Agora que você já viu o que se deve levar em conta ao contratar uma solução de TI, ficamos a disposição para apresentar a nossa solução para monitoramento de infraestrutura de TI e visualização de dashboards para gestão à vista.

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