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Por: Pedro César Tebaldi em 01.07.2019

Dicas para reuniões mais produtivas com sua equipe de TI

Dicas para reuniões mais produtivas com sua equipe de TI

Realizar reuniões periódicas com a equipe de TI é um dos fatores necessários para o bom funcionamento da empresa. Contudo, em muitos casos, elas podem não ser tão proveitosas quanto deveriam.

O excesso de reuniões, a falta de definição da pauta ou a inserção de assuntos não planejados prejudicam a produtividade, provocam o tédio dos participantes e afetar o resultado.

Neste artigo, indicaremos 4 dicas que são essenciais para a produtividade das reuniões. Ao colocá-las em prática, poderá ser notado um maior rendimento e fluência nos assuntos abordados, gerando melhores resultados.

Vamos conhecê-las?

 

1. Tenha a tecnologia como aliada

Algumas empresas podem encontrar problemas em realizar reuniões presenciais. Seja devido aos funcionários trabalharem no modelo home office, seja pelo desgaste de tempo e produtividade provocados pela interrupção de suas tarefas e deslocamento até a sala de reunião.

A tecnologia pode ser uma grande auxiliar em casos como esses. Basta utilizar ferramentas virtuais, como o Hangouts ou Skype. Em poucos instantes a reunião pode ter início, na comodidade das mesas de cada participante, sem prejudicar tanto o rendimento do trabalho.

 

2. Utilize um software de service desk

Uma forma muito eficiente de otimizar o tempo das reuniões e elaborar o seu planejamento é fazer uso de um software de service desk. Essa ferramenta auxilia na programação de datas e temas, além de oferecer acesso, em tempo real, a todas as informações arquivadas.

O service desk serve ainda para verificar o trabalho de cada membro da equipe e gerar relatórios de resultados do time. Por isso, esse software é de grande utilidade também para a gestão da empresa.

 

3. Planeje a pauta da reunião

Toda reunião deve ter uma pauta bem estipulada a ser seguida. É fundamental deixar esclarecido para os colaboradores quais são os assuntos que serão abordados. Essa prática evita conversas paralelas ou assuntos irrelevantes para o momento. A falta de planejamento prévio pode acarretar problemas, como:

  • encontros desnecessários;
  • perda de tempo de trabalho;
  • desgaste dos colaboradores.

Para evitar que isso ocorra, é necessário avaliar bem a necessidade da reunião. Analise se o melhor para sua empresa é optar por reuniões rápidas e mais frequentes, encontros mensais ou apenas quando houver um assunto importante a ser resolvido.

 

4. Estimule a participação da equipe de TI

A equipe é detentora de informação. Muitas vezes, são eles que têm contato direto com os clientes e conhecem os prós e contras que ocorrem em determinados setores da empresa.

Por esse motivo, a participação dos colaboradores deve ser encorajada. Evite reuniões onde apenas o líder tenha a palavra. Todos devem participar e opinar para que a troca seja mais saudável e possa trazer benefícios para todos.

O que achou das dicas que apresentamos? Agora é hora de colocá-las em prática e realizar reuniões da equipe de TI mais produtivas e agradáveis para todos. Você perceberá que o resultado será muito melhor!

 
Dashboards para Gestão à Vista

 
Agora que você já sabe resolver a questão das reuniões, que tal conhecer melhor os problemas mais comuns na gestão de TI das empresas?

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ESCRITO POR

Pedro César Tebaldi

Atuei por 10 anos no mercado B2B de tecnologia da informação como gerente de marketing, tendo escrito mais de 500 artigos sobre tecnologia durante esse período. Hoje sou líder do time de dados, dentro da área de Business Intelligence da OpServices, prestando consultoria para grandes empresas em todo o Brasil.

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